09 Organisatie en besturing

De SCA  behartigt de financiële belangen van de vrijgevestigd medisch specialisten. De SCA vertegenwoordigt de cardiologen, chirurgen, dermatologen, intensivisten, internisten, KNO-artsen, MDL-artsen, longartsen, oogartsen, urologen, orthopeden, radiologen en plastisch chirurgen. De SCA heeft een eigen bestuur, een vertegenwoordiging hiervan is opgenomen in het stafconvent.

De specialisten in dienstverband zijn georganiseerd in de VMSD (Vereniging Medisch Specialisten in Dienstverband). In de VMSD zijn verenigd de neurologen, kinderartsen, geriaters, revalidatieartsen, anesthesiologen, gynaecologen, psychiaters, apothekers, psychologen, SEH-artsen en klinische chemie.

Een vertegenwoordiging van het VMSD-bestuur is opgenomen in het stafconvent.

In het stafconvent hebben zitting twee leden vanuit het SCA-bestuur, twee leden vanuit het VMSD-bestuur en een onafhankelijke voorzitter. 
Het stafconvent heeft de volgende taken:

• voorbereiden en uitvoeren van de besluiten van de algemene ledenvergadering;
• coördineren van werkzaamheden van de vereniging en de individuele leden;
• zorgdragen voor een goede onderlinge samenwerking en communicatie tussen de leden;
• bevorderen van goede samenwerking en communicatie tussen de vereniging en haar leden enerzijds en medewerkers en diensten van het ziekenhuis anderzijds.

Het stafconvent heeft in 2022 onder andere gesproken met delegaties van de raad van toezicht, de cliëntenraad, de ondernemingsraad en de verpleegkundige staf. De voorzitter van het stafconvent  heeft per 1 oktober zijn taken neergelegd. De werving voor een nieuwe voorzitter is in het voorjaar gestart, in november is de nieuwe voorzitter van de medische staf gekozen.

De verpleegkundige staf van het WZA streeft naar een professioneel bewuste en bekwaam handelende verpleegkundige beroepsgroep, die verantwoordelijkheid neemt en de ruimte krijgt om zo een optimale bijdrage te kunnen leveren aan kwaliteit en veiligheid van zorg.

Een optimale kwaliteit van zorg is te bereiken door vanuit de specifieke deskundigheid van de verpleegkundige beroepsgroep invloed uit te oefenen op het ziekenhuisbeleid. Het werken aan professionaliteit wordt hierbij als norm gehanteerd.

Om draagvlak te onderhouden voor zijn inbreng treedt de verpleegkundige staf (VS) op als gesprekspartner die deskundig is op het gebied van de verpleegkundige zorg. Naast deelname aan het MT heeft de VS in 2022 regelmatig en structureel overleg gevoerd met de raad van bestuur, het verpleegkundig platform, het lijnmanagement, de OR, de cliëntenraad en andere stakeholders zoals het medisch stafconvent en de WZA Academie.

De projecten waar de VS in 2022 actief betrokken bij is geweest zijn: 

• totstandkoming nieuwe strategische koers 2023-2027
• begrotingscyclus 2023, inclusief werkgroep Ebitda
• Evidence based practice
• Procesoptimalisatie
• Boeien en binden

De VS ontvangt hierbij vanuit het verpleegkundig platform input en ondersteuning.

De cliëntenraad heeft in 2022 bijna iedere maand vergaderd; de eerste twee vergaderingen nog digitaal maar vanaf april kon er weer fysiek vergaderd worden in het WZA. Verder overlegde de cliëntenraad dit jaar vijf keer met de raad van bestuur (RvB) en twee keer met de raad van toezicht (RvT). Daarnaast werd de CR regelmatig door de secretaris van de RvB bijgepraat over de actuele ontwikkelingen in het WZA. Ook organiseerde RvB regelmatig zogenaamde ‘bijpraatsessies’ met diverse gremia, waarvoor ook de CR werd uitgenodigd.

Onderwerpen die in het overleg met de RvB aan de orde kwamen betroffen onder meer: 

• kwaliteit en veiligheid, 
• de (aangepaste) strategie van het WZA, 
• regionale samenwerking, 
• het integraal zorgakkoord en de betekenis hiervan voor het WZA 
• de voortgang van diverse actuele projecten, in het bijzonder die m.b.t. de poliklinische zorg en de bouw. 

Daarnaast werd met de RvB ook gesproken over de rol en betrokkenheid van de CR bij besluitvorming over diverse onderwerpen. Om de CR in een zo vroeg mogelijk stadium te betrekken bij de besluitvorming, werd afgesproken dat alle adviesplichtige onderwerpen eerst in een MZ-vergaderingen worden besproken, alvorens ze ter advisering aan de CR worden voorgelegd. Tevens werd afgesproken dat de RvB in de MZ-vergaderingen zal reageren op de door de CR uitgebrachte adviezen. Zo wordt duidelijk, wat de RvB doet of gedaan heeft met de door de CR uitgebrachte adviezen.

Gesprekken met andere interne gremia

Naast veelvuldig overleg met de RvB, heeft de CR dit jaar ook overleg gevoerd met diverse andere gremia binnen het ziekenhuis. Met zowel de Verpleegkundige Staf (VS) als de Medische Staf werd dit jaar twee keer overleg gevoerd. Onderwerpen die hierbij aan de orde kwamen waren: verzuim, wegwerken achterstanden in de zorg, het ‘beweegziekenhuis’, samen beslissen en het ontslaggesprek (VS) en kwaliteit en veiligheid, patiënten participatie, (voortgang) medisch beleidsplan en omgaan met wachtlijsten op de poli (Medische Staf).
Daarnaast vonden in 2022 gesprekken plaats met medewerkers van de afdeling Kwaliteit en Veiligheid en de ombudsfunctionaris. Ook heeft de CR overleg gevoerd met de voorzitter van de stuurgroep Samenzorg Assen (over ziekenhuisverplaatste zorg en Advance Care Planning in de regio Assen) en de directeur van Zorgbelang Drenthe (over het Integraal Zorgakkoord, samen beslissen en eHealth). Ook vond er dit jaar gelukkig weer overleg plaats met De Vrienden van het WZA. 
De CR heeft dit jaar, mede als gevolg van wisselingen in de CR (en corona), slechts in beperkte mate gesprekken kunnen voeren met patiënten in de centrale hal en de verschillende wachtruimtes. Deze laatste gesprekken zijn voor de CR belangrijk, omdat ze een goed beeld geven van de concrete ervaringen van patiënten met betrekking tot hun behandeling en hun bezoek aan het ziekenhuis. Deze gesprekken zullen het komende jaar dan ook weer extra aandacht krijgen. 

Externe contacten

Naast de vele interne contacten, onderhield de CR ook dit jaar contact met CR-en van andere ziekenhuizen, waaronder die van Treant, het Ommelander Ziekenhuis Groningen, het UMCG en het Martini Ziekenhuis. Naast het uitwisselen van ervaringen rond bepaalde onderwerpen en/of adviesaanvragen, vonden er het afgelopen jaar twee netwerkbijeenkomsten plaats, een in het UMCG in Groningen ( over regionalisering en samenwerkingsverbanden in de zorg) en een in het Scheper ziekenhuis in Emmen (over capaciteitsplanning).

In 2022 heeft de CR gewerkt aan de hand van een actieplan dat is opgesteld vanuit het jaarplan. Hierbij waren de speerpunten: Kwaliteit en Veiligheid, Toekomst WZA en Samenwerken met de
patiënt het uitgangspunt. De CR heeft veel van zijn doelstellingen uit het jaarplan kunnen realiseren. Zaken waar de CR het afgelopen jaar veel aandacht aan heeft besteed zijn:

• hoe wordt omgegaan met verbetersuggesties/-plannen die voortkwamen uit diverse audits en patiënttevredenheidsonderzoeken (welke verbeteracties worden er doorgevoerd),
• het structureel invoeren van ontslaggesprekken op alle verpleegafdelingen, 
• het raadplegen van patiënten over ‘samen beslissen’ en ‘het ontslaggesprek’ via een patiëntenpanel, 
• het breed onder de aandacht brengen in de organisatie van het belang van patiëntenparticipatie (middels een 10 puntenplan), 
• het gevraagd en ongevraagd adviseren over belangrijke thema’s, waarbij de PER voor de CRleidend is, 
• het verbeteren van de communicatie naar de patiënt, waarbij helderheid, eenduidigheid enbegrijpelijkheid belangrijke uitgangspunten zijn en 
• het stimuleren van de toegankelijkheid van de zorg voor patiënten via ‘Mijn WZA’.

Zoals hierboven reeds werd aangegeven is de cliëntenraad een adviesorgaan voor de raad van bestuur. Ieder jaar wordt de CR door de raad van bestuur regelmatig om advies gevraagd wanneer er een besluit genomen moet worden over een ‘belangrijk’ onderwerp. Het betreft vooral onderwerpen die gevolgen kunnen hebben voor de cliënten van ons ziekenhuis.

• 
  
• Jaarrekening 2021
  
• Begroting WZA 2022
  
• Overname deel apotheek Lentis
  
• WZA visie op duurzaamheid en duurzaamheidsprogramma 2022-2023
  
• Beddenplan kliniek (intrekken voorgenomen plan)
  
• Orthopedisch Centrum Noord (OCN)
  
• Herijking strategie WZA
  
• Benoeming nieuw lid RvB
  
• Visie op eten en drinken
  
• ERAS coördinator (Enhanced Recovery After Surgery)
  
• Betaald parkeren
  
• Vitaliteitsplan
  
• Statutenwijziging
  

De cliëntenraad is aangesloten bij de landelijke koepel voor medezeggenschap, het LSR (Landelijk Steunpunt Medezeggenschap). Waar nodig maakt de CR gebruik van het opleidingsaanbod van het LSR. Het afgelopen jaar heeft de CR geen gebruik gemaakt van haar scholingsrecht. Wel hebben individuele leden deelgenomen aan diverse digitale bijeenkomsten, waaronder VIPP5.

De ondernemingsraad denkt kritisch na over de veranderingen in de organisatie en laat zowel het personele als het organisatorisch belang meewegen in de advisering. De raad geeft op basis van rationele argumenten gevraagd en ongevraagd zijn mening.  

Wettelijke kaders waaronder de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) zijn het uitgangspunt. De raad geeft gevraagd en ongevraagd zijn mening en richt zich op het gewenste resultaat.

De samenwerking met de raad van bestuur zorgt ervoor dat het gezamenlijke belang – een gezonde organisatie waar de medewerkers met plezier en naar tevredenheid werken met wederzijds respect – de boventoon voert. De ondernemingsraad overlegt regelmatig met de verantwoordelijke manager.

De OR hecht veel waarde aan de mening van medewerkers, zij weten immers hoe het in praktijk werkt. Persoonlijk contact staat dan ook hoog in het vaandel van de ondernemingsraad.

De ondernemingsraad komt elke donderdag bijeen. Een keer per zes weken vindt er een OR-vergadering plaats, evenals een overlegvergadering met de raad van bestuur.

De OR heeft frequent contact met onder andere de voorzitter van het stafconvent, zorgmanagers, HR, leidinggevenden en betrokken medewerkers over de aan de OR krachtens de WOR voorgelegde advies- en instemmingsplichtige zaken. 

Over onderstaande onderwerpen heeft de ondernemingsraad in 2022 advies uitgebracht dan wel instemming gegeven:

• benoeming arbo-adviseur als preventieadviseur
• begroting 2023
• ERAS
• Herijkte strategie 2023 - 2027
• Herinrichting facilitair bedrijf
• Aansturing Infectiepreventie
• KiPZ jaarplan en begroting
• Klokkenluidersregeling
• Meerjarenprogramma Duurzaamheid
• Orthopedisch Centrum Noord
• Planvorming acute zorg
• Reorganisatie CSA en OK
• Statuenwijziging
• Telefoonkostenvergoeding en uitbreiding
• Verhuiskostenregeling