Verslag interne toezichthouder

Na twee zeer intensieve Covidjaren stond 2022 voor de raad van toezicht in het teken van normaliseren. De reguliere ziekenhuisvoering was het grootste deel van het jaar mogelijk, alhoewel de hoge verzuimcijfers zorgen baren en dit deels het realiseren van inhaalzorg in de weg stond. Financiële onderwerpen hebben veel nadruk gekregen. EBITDA-sturing in relatie tot het zeer noodzakelijke bouwprogramma van het WZA bepaalden gedurende het jaar de agenda van de auditcommissie. De raad heeft een werkbezoek gebracht aan het nieuwe operatiecomplex, dat in april 2023 in gebruik zal worden genomen. Medio 2022 ontving het WZA het Qualicor-certificaat. Raad van Toezicht heeft zich uitgebreid laten informeren gedurende het voorbereidingstraject en was zeer tevreden met het behaalde resultaat inclusief de positieve feedback van de auditoren.

Raad van toezicht heeft ingestemd met de herijkte strategie 2023-2027 van het WZA, de nieuwe samenwerking met het Martini Ziekenhuis voor de orthopedie (Orthopedie Centrum Noord), de jaarstukken 2021 en de begroting 2023, de meerjarenafspraken met Zilveren Kruis, de Bouwprioriteiten en de statutenwijziging. Daarnaast heeft de raad zich laten informeren over hoe raad van bestuur stuurt op belangenverstrengeling in de medische staf (dit onder meer naar aanleiding van de gebeurtenissen in Isala) en grensoverschrijdend gedrag (naar aanleiding van The Voice). Ook is regelmatig gesproken over de arbeidsmarkt en de personele situatie in het WZA. Naast 'boeien en binden' ging dit ook over het relatief hoge ziekteverzuim tijdens en aansluitend aan de covid-pandemie. Raad van toezicht spreekt tweemaal per jaar met afvaardigingen van de ondernemingsraad, verpleegkundige staf, cliëntenraad en stafconvent. 

Twee van de zeven vergaderingen die de RvT in 2022 heeft belegd waren ingericht als themavergadering. Een vergadering stond in het teken van ‘Zorgen voor Zorg’. In deze vergadering is samen met het zorgmanagement gesproken over de inhoud van de meerjarenafspraken met zorgverzekeraars, de invloed van het medisch beleidsplan op de zorg, sturen op capaciteit en duaal management. In de andere themavergadering is de raad van toezicht voorgelicht over informatiebeveiliging. In het WZA lopen momenteel een aantal grote projecten waarin aan informatieveiligheid – vanuit verschillende perspectieven – wordt gewerkt. De raad van toezicht is in deze themavergadering geïnformeerd door de manager Informatisering en Automatisering en de information security officer over de stand van zaken en ambities van het WZA op dit terrein.

Naast de vergaderingen wordt de raad van toezicht ook op andere wijze geïnformeerd, zowel schriftelijk als mondeling. Dit is conform hetgeen hierover beschreven staat in het Reglement raad van toezicht en het informatieprotocol dat raad van bestuur en raad van toezicht in onderlinge samenspraak opgesteld hebben.

De raad van toezicht volgt daarnaast de actuele landelijke, regionale en lokale ontwikkelingen op het gebied van de gezondheidszorg in het algemeen en specifiek op het gebied van de ziekenhuissector.

Hiernaast heeft de raad van toezicht ook meermaals overleg gehad met de medezeggenschapsgremia in het ziekenhuis. Er vindt eenmaal per halfjaar overleg plaats tussen de voltallige raad van toezicht en een afvaardiging van de ondernemingsraad en met een afvaardiging van de verpleegkundige staf. Een afvaardiging van de raad van toezicht spreekt eens per halfjaar met het stafconvent en met de cliëntenraad. 

Raad van toezicht is in het voorjaar van 2023 geïnformeerd dat een medewerker van het WZA is aangehouden op verdenking van betrokkenheid bij het overlijden van patiënten uit het WZA.

De raad van toezicht kent een vergoedingsregeling die binnen de in de WNT aangegeven maxima blijft en die in lijn is met de door de NVTZ-gehanteerde richtlijnen. De raad van toezicht van het WZA sluit aan bij de NVTZ-richtlijn, doch heeft voor een lagere staffel gekozen en neemt dientengevolge genoegen met een lager vacatiegeld. De raad van toezicht heeft ervoor gekozen geen aanvullende toeslagen voor commissiewerk te hanteren en af te zien van een aanvullende onkostenvergoeding.  Hiermee is de vacatieregeling van de raad van toezicht eveneens passend bij de ANBI-status van het WZA. Voor meer informatie over de bezoldiging van de raad van toezicht wordt verwezen naar de jaarrekening. 

De raad van toezicht heeft drie vaste commissies: de remuneratiecommissie, de auditcommissie en een commissie kwaliteit en veiligheid.

De werkzaamheden van de remuneratiecommissie hebben zich in 2022 gericht op de bestuurswisseling. De werving en selectieprocedure die voor de zomer is opgestart voor een nieuw lid raad van bestuur is succesvol afgerond met de aanstelling van drs. E. (Erwin) van Santen per 1 januari 2023. Zoals gebruikelijk voerde de remuneratiecommissie het functioneringsgesprek met de raad van bestuur. Het gesprek heeft ook in 2022 in aanwezigheid van beide leden van de remuneratiecommissie plaatsgevonden. De precieze taken en werkwijze van de remuneratiecommissie zijn opgenomen in het Reglement raad van toezicht.

De auditcommissie ziet toe op het gevoerde financiële beleid van het ziekenhuis, de daarbij behorende beheer- en risicosystemen en voert namens de raad van toezicht het overleg met de accountant. De auditcommissie adviseert hiertoe de raad van toezicht conform het reglement van de auditcommissie. De auditcommissie bestaat uit twee leden van de raad van toezicht, van wie ten minste één met financiële expertise. De auditcommissie is in verslagjaar 2022 drie keer bijeen geweest in een formele vergadering met de raad van bestuur en de manager financiën. Tijdens één vergadering was tevens de externe accountant gedeeltelijk aanwezig. Daarnaast is voorafgaand aan de vergadering van de auditcommissie  een vooroverleg geweest van de auditcommissie met raad van bestuur. 

Deze besprekingen stonden in het teken van het volgen van de financiële huishouding van het ziekenhuis. De belangrijkste agendapunten waren de jaarverantwoording 2021, tezamen met de bijbehorende accountantrapportage, de businesscase van de financiering van de bouw, de zorgcontractering, begroting 2023 en de financiële gevolgen van de corona-uitbraak. De externe accountant heeft in de raadsvergadering in mei een toelichting gegeven op de jaarrekening over 2021.

De commissie kwaliteit en veiligheid ondersteunt en adviseert de raad van toezicht bij het uitvoeren van zijn verantwoordelijkheden inzake de kwaliteit en veiligheid van Wilhelmina Ziekenhuis Assen. De commissie heeft in 2022 uitgebreid gesproken over de Qualicor-audit die medio 2022 plaatsvond. Dit betrof zowel het voorbereidingstraject als ook de bespreking van het auditrapport en de evaluatie van het proces. Verder sprak de commissie kwaliteit en veiligheid aan de hand van de kwartaalrapportages over incidentmelden, de meldcultuur en het leren van incidenten. Daarnaast is de raad goed geïnformeerd over de implementatie en de resultaten van het programma Continu Verbeteren.