07 Bedrijfsvoering en financieel beleid

Het WZA streeft ernaar om duurzaam kwalitatieve zorg in de regio te leveren. Het financieel beleid ondersteunt deze doelstelling door te streven naar een gezonde verhouding tussen de kosten van de zorg en de daarvoor van de zorgverzekeraars te ontvangen vergoedingen. Het rendement moet hierbij zodanig zijn dat ook in de toekomst voldoende kan worden geïnvesteerd in personeel, materieel en innovatie.

We proberen onszelf en onze zorg continu te verbeteren, zodat de kosten aanvaardbaar blijven. Dit doen we door nauw samen te werken met andere zorgverleners en door kritisch naar onszelf te blijven kijken. Ons doelmatigheidsprogramma Slim Fit krijgt met ingang van 2025 een vervolg in het verbeterprogramma FIKS, waarmee we de financiële gezondheid en toekomstbestendigheid van ons ziekenhuis willen blijven borgen  Dit verbeterprogramma omvat een groot aantal verbeterinitiatieven binnen alle onderdelen van de organisatie.

We maken met de verzekeraars afspraken over de zorg die we als WZA leveren en de vergoedingen die we daarvoor ontvangen. We willen ons hierbij steeds meer laten leiden door de toegevoegde waarde die wij als organisatie kunnen hebben door de zorg in de regio efficiënt en doelmatig te organiseren. Naast de prijs wordt de doelmatigheid van de zorg steeds meer bepalend.

Het WZA werkt met een toekomstgericht en integraal risicomanagementproces. Dit proces borgt dat wij structureel anticiperen op te verwachten ontwikkelingen in het zorglandschap en tijdig inzicht hebben in risico’s die onze strategische en operationele doelstellingen kunnen beïnvloeden. Het risicomanagementsysteem is gebaseerd op de Plan-Do-Check-Act(PDCA)-cyclus, waarin risico’s, beheersmaatregelen en trends ten minste ieder kwartaal worden geëvalueerd. Risico-eigenaren en proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het monitoren van de belangrijkste risico’s en het waar nodig aanpassen van beheersmaatregelen.

Naast de strategische, organisatorische, financiële en wet-en regelgevingsrisico’s die hierna worden toegelicht, evalueren wij doorlopend ook risico’s op het gebied van kwaliteit & veiligheid, IT & cybersecurity, arbeidsomstandigheden, fraude, privacy (AVG) en operationele continuïteit. In 2024 zijn er geen fraudegevallen gemeld.

Risicobereidheid

Onze risicobereidheid verschilt per risicocategorie. Voor strategische risico’s hanteren wij een gemiddelde risicobereidheid, waarbij wij bereid zijn beperkte risico’s te accepteren indien deze bijdragen aan strategische transformatie of innovatie en financieel beheersbaar zijn. Voor risico’s die de kwaliteit en patiëntveiligheid kunnen raken is de risicobereidheid zeer laag. Organisatorische en personele risico’s kennen eveneens een lage risicobereidheid, omdat deze direct samenhangen met continuïteit van zorg en de werkdruk van medewerkers. Financiële risico’s worden met een lage tot gemiddelde risicobereidheid benaderd: gelet op onze investeringsopgave accepteren wij weinig risico’s op het gebied van liquiditeit, financiering en het voldoen aan convenanten (EBITDA en DSCR), terwijl voor investeringen een gemiddelde bereidheid geldt zoals deze hoort bij een normale, verantwoorde investeringsbeslissing, mits deze aantoonbaar bijdragen aan duurzame waardecreatie. Voor wet- en regelgevingsrisico’s is onze risicobereidheid zeer laag, omdat naleving essentieel is voor continuïteit, kwaliteit en reputatie.

Voornaamste risico’s en beheersmaatregelen

Onderstaand zijn de belangrijkste risicocategorieën binnen het WZA beschreven.

Strategische risico’s

Hieronder vallen risico’s en onzekerheden die een belemmering vormen om de strategie van het WZA te realiseren en invloed kunnen hebben op de (middel)lange termijn doelstellingen. Deze strategische doelen geven richting aan onze koers voor de komende jaren en geven op deze manier houvast bij het doen en laten van ons handelen. Dit gaat dan over risico’s die van invloed kunnen zijn op het realiseren van de strategische doelen, zoals ontwikkelingen in de arbeidsmarkt en in het zorglandschap.

Ten aanzien van de risico’s op het gebied van arbeidsmarktontwikkelingen en aanhoudende krapte zien wij het risico dat wij onvoldoende gekwalificeerd personeel kunnen aantrekken of behouden, waardoor strategische veranderingen vertraging oplopen. Om dit risico te beheersen is het WZA bezig met onder andere het opzetten van een strategisch personeelsplan om de uitdagingen die er op dit vlak zijn te adresseren.

Daarnaast brengt het veranderende zorglandschap, waaronder digitalisering, regionale samenwerking en verschuiving van zorgvraag, strategische onzekerheden met zich mee. Om deze risico’s te beheersen, neemt het WZA actief deel aan regionale samenwerkingsverbanden en wordt de ontwikkeling van de zorgvraag nauwgezet gevolgd.

Tot slot vormt ook de huidige staat en toekomstbestendigheid van ons ziekenhuispand een belangrijk strategisch risico. Het bestaande gebouw kent bouwkundige en technische beperkingen die op termijn invloed kunnen hebben op de kwaliteit, efficiëntie en duurzaamheid van de zorgverlening. Het is duidelijk dat in de komende jaren een huisvestingsopgave nodig is om de zorgverlening toekomstgericht te kunnen blijven organiseren. Deze huisvestingsopgave brengt financiële gevolgen met zich mee en vereist dat het WZA tijdig beschikt over voldoende investerings- en financieringsruimte. De onzekerheden rond de omvang, fasering en financierbaarheid van deze toekomstige huisvestingsopgave vormen daarmee een strategisch risico. Het WZA monitort deze risico’s via meerjaren investeringsplanning, scenarioberekeningen en structureel overleg met financiers, zodat tijdig kan worden gestuurd op haalbaarheid, convenantruimte en liquiditeitspositie. Ten tijde van deponeren van de jaarrekening 2024 wordt bovendien door een hierin gespecialiseerde partij de laatste hand gelegd aan een conditiemeting en wordt toegewerkt naar een lange termijn huisvestingplan.

Organisatorische risico’s

Dit zijn risico’s en onzekerheden die de effectiviteit en efficiëntie van onze dagelijkse werkzaamheden beïnvloeden. Dit gaat onder meer over risico’s als het onvoldoende in staat zijn om te voldoen aan de zorgvraag, inclusief de vereiste transitie die we ingezet hebben in het kader van het regioplan Drenthe en Gezonde Marke, maar ook over het blijven sturen op kwaliteit en connectiviteit met systemen.

Op organisatorisch vlak bestaat het risico dat wij onvoldoende in staat zijn om te voldoen aan de zorgvraag, mede door interne en externe veranderingen die een beroep doen op de wendbaarheid van ons personeelsbestand. Hierdoor ontstaat het risico dat personele capaciteit en competenties niet volledig aansluiten op de zorgvraag. Het ziekteverzuim ligt in het WZA weliswaar lager dan het landelijke gemiddelde, maar trekt een sterke wissel op het aanwezige personeel. De financiële impact van tijdelijke inhuur is niet te dragen en brengt bovendien potentiële fiscale risico’s uit hoofde van de wet DBA met zich mee. Om dit te beheersen zijn het strategisch personeelsplan, het capaciteitsmanagement en de vacature- en investeringstoets aangescherpt. In 2024 is daarnaast een vitaliteitsprogramma uitgerold en er is met ingang van 2025 een nieuwe arbodienst aangesteld, waarmee we ons richten op het zoveel mogelijk voorkomen van verzuim. Ook het verbeterprogramma FIKS dat in 2025 wordt uitgerold voorziet in aandacht voor onder andere procesoptimalisatie en productiviteit.

Ook het risico dat gebrek aan professioneel leiderschap of eigenaarschap de implementatie van veranderingen (FIKS) belemmert, is onderkend. Om dit te mitigeren, wordt geïnvesteerd in leiderschapsontwikkeling, teamontwikkeling en heldere mandaten.

Financiële positie en financiële verslaglegging

Dit betreft risico’s en onzekerheden met betrekking tot de financiële positie van het WZA zoals bijvoorbeeld liquiditeitsrisico’s en rendementsrisico’s en onzekerheden in de mogelijkheden om financiering aan te trekken. De financiële risico’s zijn in 2024 nadrukkelijker zichtbaar geworden, mede door de noodzakelijke toekomstige investeringsopgave voor het realiseren van een duurzaam en toekomstbestendig ziekenhuis, waar het huidige pand uit 1990 dateert. Het niet voldoen aan belangrijke financieringsconvenanten(waaronder EBITDA) is een mogelijk financieringsrisico met eventuele gevolgen voor het huidige investeringsprogramma. Om te kunnen voldoen aan deze EBITDA-vereisten is een aantal beheersmaatregelen ingesteld. Denk hierbij aan het verder aanscherpen van de vacature- en investeringstoets, maar ook aan het in 2024 nieuw opgezette verbeterprogramma FIKS dat zich onder meer richt op kostenbeheersing en rendement. Deze wordt in 2025 uitgerold.

Daarnaast bestaat er een liquiditeitsrisico indien kasstromen achterblijven of betalingen worden vertraagd. Dankzij een strakke liquiditeitsprognose en een solide debiteurenbeheer, waarbij de vier grootste zorgverzekeraars – die historisch bewezen betrouwbaar betalen – een belangrijk aandeel hebben, wordt dit risico beperkt.

Binnen de financiële verslaglegging bestaat het risico verder op fouten of onnauwkeurigheden, mede door de complexiteit van regelgeving en systemen. Dit risico wordt beheerst door interne controles, systeemvalidaties, het vier-ogenprincipe en structurele afstemming met de accountant.

Wet- en regelgeving

Risico’s op het gebied van wet- en regelgeving, waaronder arbeidsrecht, privacywetgeving en zorgspecifieke normen, kunnen directe operationele of financiële gevolgen hebben. Het WZA beheerst deze risico’s door actieve compliance-monitoring, juridische toetsing van belangrijke beleidswijzigingen en doorlopende bijscholing van relevante functies.

Frauderisico’s

Verder wordt aandacht besteed aan frauderisico’s. Hoewel erin 2024 geen fraudegevallen zijn geconstateerd, blijft signalering, bespreking en preventie van fraude onderwerp van gesprek. De PDCA-cyclus die is ingericht voor financiële processen ondersteunt de beheersing hiervan.

Met de inrichting van risicomanagement en de genomen en geplande verbetermaatregelen blijft het WZA in staat om adequaat te sturen op strategische, organisatorische, financiële en wettelijke risico’s en om tijdig en proportioneel bij te sturen waar ontwikkelingen dat noodzakelijk maken.

In 2024 zijn binnen het WZA diverse grote bouwprojecten gestart en afgerond. In februari werd het nieuwe dagbehandelcentrum opgeleverd, als logisch vervolg op de voltooiing van het operatiecentrum in 2023. Gedurende de rest van het jaar is gestart met de aanpassing van het aangrenzende dagcentrum voor oncologie en beschouwende specialismen, dat begin 2025 in gebruik wordt genomen. 

In april namen we afscheid van de gehuurde vleugel van een externe locatie. Na enkele bouwkundige en installatietechnische aanpassingen verhuisden alle collega’s terug naar het WZA. Tegelijkertijd werd buiten op het parkeerterrein de laatste hand gelegd aan de voorbereidingen voor betaald parkeren. Hierbij is direct het verlichtingsplan aangepakt en zijn overal nieuwe lantaarnpalen geplaatst. 

Het jaar 2024 stond daarnaast in het teken van de “opfris-carrousel” binnen de klinieken. Door terug te gaan van vier naar drie verpleegafdelingen ontstond de mogelijkheid om telkens één afdeling op te frissen. In totaal vonden drie verhuisbewegingen plaats, zodat begin 2025 alle vernieuwde verpleegafdelingen gereed zijn als prettige werkplekken voor onze medewerkers en als gastvrije omgeving voor onze klinische patiënten. 

Ondertussen is ook de logistieke apotheek grondig verbouwd. De oplevering hiervan staat gepland voor mei 2025. Dit was een enorme uitdaging, omdat de werkzaamheden plaatsvonden terwijl onze dienstverlening binnen en buiten het ziekenhuis gewoon doorging. Dit vroeg om veel flexibiliteit van zowel de bouwers als onze collega’s, die ondanks de veranderende omstandigheden hun werk onverminderd professioneel en tijdig bleven uitvoeren.  

In 2024 heeft de afdeling Informatisering & Automatisering (I&A) vijf grote projecten uitgevoerd, naast vele kleinere initiatieven. Hieronder worden eerst de grote projecten besproken, gevolgd door een samenvatting van de kleinere werkzaamheden.

In lijn met de ziekenhuisbrede ambitie willen we dat de Drent de meest vitale inwoner van Nederland wordt. Onze duurzaamheidsmissie sluit daarbij aan: Het WZA is zich bewust van zijn impact op de natuur en leefomgeving en zet zich in om deze zo veel mogelijk te beperken. Elke medewerker draagt bij aan het leveren van de meest duurzame zorg. 

Het duurzaamheidsprogramma, vastgesteld in 2022 en lopend tot en met 2030, bevat verschillende aspecten, waaronder:
Duurzame voeding
We streven naar het gebruik van lokale en duurzame producten.

Afval scheiden
Door middel van bewustwordingscampagnes en workshops stimuleren we het scheiden van afval op alle afdelingen. 

Draagvlak creëren 
Door verschillende initiatieven zoals workshops en evenementen betrekken we medewerkers bij ons duurzaamheidsbeleid. 

Zo hebben een aantal Green Team leden in 2024 de volgende symposia bezocht:

• Duurzaamheid & Infectiepreventie, UMCG
• Masterclass Green Teams Noord Nederland, UMCG
• Zorgevent RENEWI
• Netwerkbijeenkomsten Noordelijke Ziekenhuizen

We hebben ons verbonden met verschillende initiatieven en convenanten: 

• De ondertekening van Green Deal 3.0: een commitment om samen te werken aan duurzame zorg. 
• Deelname aan het Noord-Nederlands Netwerk Medicijnresten uit Water: Een netwerk gericht op het verminderen van medicijnresten in water. 
• Gebruik van de Milieuthermometer
• Zorg als leidraad voor het implementeren van milieumaatregelen.

In 2024 zijn er verschillende acties ondernomen: 

• Hergebruik overgebleven materialen (OK)
• Inzameling PP (Polypropyleen) doeken op de OK, vanaf 1 april 2024 2820 KG.
• Paracetamolchallenge
• Verminderen gebruik van informatiefolders, heeft een reductie van 39% opgeleverd.
• Deelname aan het verbeterfestival WZA
• Stimulering van duurzaam transport, zoals de 'Fiets naar je Werk Dag'.

Ons streven naar duurzaamheid blijft onverminderd, met als doel een positieve impact op het milieu en de samenleving. Door voortdurende verbetering en innovatie worden duurzaamheidsdoelstellingen nagestreefd, geleid door de missie.