03 Bestuur, toezicht en medezeggenschap

De tweehoofdige raad van bestuur van het WZA bestaat in 2024 uit de volgende leden:

Periode 1-1-2024 t/m 30-11-2024:
dr. H. (Hans) Mulder
drs. E. (Erwin) van Santen

Periode 1-12-2024 t/m 31-12-2024:
drs. E. (Erwin) van Santen
drs. E. (Esther) Agterdenbos-van de Ree (a.i.)

De raad van bestuur vervult zijn taak collegiaal. De raad van bestuur legt verantwoording af aan de raad van toezicht. De taken, bevoegdheden en verplichtingen van de raad van bestuur zijn vastgelegd in het Reglement raad van bestuur. Dit reglement gaat onder meer in op:

• De positionering van de raad van bestuur in de stichting; 
• De verantwoordelijkheid van de raad van bestuur;       
• De wijze waarop de raad van bestuur verantwoording aflegt aan de raad van toezicht.

De informatievoorziening naar de raad van toezicht en de medezeggenschapsorganen is beschreven in het reglement raad van bestuur. Daarnaast is er een informatieprotocol voor de raad van toezicht dat dieper ingaat op informatievoorziening over de onderwerpen kwaliteit, veiligheid en financiën. Informatievoorziening aan de raad van toezicht heeft in 2024 conform dit protocol plaatsgevonden.

De heer Mulder heeft de volgende nevenfunctie:

• lid raad van toezicht Cosis

De heer van Santen heeft de volgende nevenfunctie:

• statutair bestuurder Vereniging Christelijk Onderwijs Haren (CBS De Borg)

Mevrouw Agterdenbos - van de Ree heeft geen nevenfunctie.

De nevenfuncties van de raad van bestuur hebben de goedkeuring van de raad van toezicht. 

In de statuten van Stichting Wilhelmina Ziekenhuis zijn de regelingen opgenomen ter voorkoming van belangenverstrengeling van de bestuurder en ter voorkoming van tegenstrijdig belang tussen het toezichthoudend orgaan en de raad van bestuur.

De raad van bestuur voert periodiek overleg met de verschillende medezeggenschapsorganen van het ziekenhuis. In 2024 is onder andere gesproken over de strategische thema’s, de lopende transformatieplannen, personele regelingen en het programma FIKS (Financieel Inzicht, Krachtig Samenwerken). De raad van bestuur waardeert de constructieve opstelling en bijdrage van de inspraakorganen van het WZA.

De bezoldiging van de raad van bestuur voldoet aan de Wet Normering Topinkomens (WNT). Met inachtneming van die wet, maar ook op basis van de arbeidsovereenkomst, worden geen bonussen of tantièmes uitgekeerd. Er is geen variabele component in de bezoldiging. De leden van de raad van bestuur zijn conform WNT klasse 5 ingedeeld. De anticumulatiebepaling is niet van toepassing op de leden van de raad van bestuur. Uitgebreide informatie is opgenomen in de jaarrekening. 

De secretaris raad van bestuur is WNT-officer van het WZA.

De raad van toezicht is de interne toezichthouder van het WZA en is verantwoordelijk voor het toezicht op de besturing van het WZA en de algemene gang van zaken in de zorgorganisatie. De raad van toezicht ziet er verder op toe dat de raad van bestuur de gestelde doelstellingen bereikt en juiste beheersings- en controlesystemen inricht en naleeft.

Toezichtsvisie als uitgangspunt voor het toezicht 

De in 2023 ontwikkelde toezichtsvisie is uitgangspunt voor de invulling van de toezichthoudende taken. De missie en visie van het WZA, de principes van de Governancecode Zorg 2022, die verplicht worden gevolgd en de uitgangspunten van Goed Toezicht van de NVTZ gelden daarbij als leidende principes. (Zie meer informatie op de website: Corporate Governance) Dit betekent dat de raad van toezicht:

• Erop toe ziet dat het WZA duurzaam haar maatschappelijke doelstelling realiseert, vanuit de missie en kernwaarden en de raad van bestuur juiste toekomstbestendige keuzes maakt, waarbij alle betrokken belangen zorgvuldig en evenwichtig zijn afgewogen.
• Zijn toezicht-, goedkeurings-, advies- en werkgeversfuncties op een evenwichtige wijze uitvoert en zich daarbij richt op het belang van het WZA, vanuit het perspectief van het realiseren van de maatschappelijke doelstelling.
• Zelf verantwoordelijk is voor het borgen van de kwaliteit van het intern toezicht;
• Doorlopend aandacht heeft voor de eigen professionele ontwikkeling, inclusief jaarlijkse zelfevaluatie.

De raad van toezicht handelt op basis van de volgende waarden:

• professioneel
• respectvol
• integer
• teamwork

De waarden brengen tot uitdrukking hoe de raad van toezicht haar toezicht wil houden en hoe de raad onderling, met de raad van bestuur en met de gehele organisatie omgaat. 

Governance 

De bevoegdheden en de wijze van functioneren van de raad van toezicht zijn gebaseerd op de Governancecode Zorg 2022 en zijn vastgelegd in de statuten van het WZA en in het Reglement raad van toezicht.

De raad van toezicht werkt met een drietal commissies, die samengesteld zijn uit de leden, die een adviserende rol hebben naar de raad. Elke commissies heeft een eigen reglement. In 2024 zijn het reglement raad van toezicht en de reglementen van de commissies geactualiseerd en is een regeling voor het handelen bij conflicten opgesteld, conform de Governancecode Zorg 2022.

Auditcommissie

De auditcommissie ziet toe op het gevoerde financiële beleid van het ziekenhuis, de daarbij behorende beheers- en risicosystemen en voert namens de raad van toezicht het overleg met de accountant. De auditcommissie adviseert hiertoe de raad van toezicht conform het reglement van de auditcommissie. De auditcommissie bestaat uit twee leden van de raad van toezicht, van wie ten minste één met financiële expertise.

Remuneratiecommissie 

De remuneratie commissie adviseert de raad over onderwerpen die verband houden met de werkgeversrol van de raad van toezicht. Deze commissie voert ook de periodieke gesprekken met de leden van de raad van bestuur. De remuneratiecommissie wordt gevormd door de voorzitter en vicevoorzitter van de raad van toezicht, waarbij laatstgenoemde voorzitter is van deze commissie.

Commissie Kwaliteit, Veiligheid & ICT 

De commissie ondersteunt en adviseert de raad van toezicht bij het uitvoeren van zijn verantwoordelijkheden inzake de kwaliteit en veiligheid van Wilhelmina Ziekenhuis Assen. De commissie bestaat uit 3 leden van de raad van toezicht.

De samenstelling van de raad in 2024:

De Raad vergaderde in 2024 in totaal 6 keer.

• 9 februari 2024
• 5 april 2024
• 5 juli 2024
• 13 september 2024
• 11 oktober 2024
• 6 december 2024 

 Aan iedere formele vergadering ging telkens een vooroverleg vooraf, zonder aanwezigheid van de raad van bestuur en de secretaris.

Themabesprekingen 

Er is twee keer een thema-bespreking geweest:

• 5 april 2024, thema HR
• 6 december 2024, thema stakeholders

Commissievergaderingen

De commissies kennen een eigen vergaderritme, waarbij de auditcommissie maandelijks bijeen komt en de commissie kwaliteit, veiligheid en ICT ieder kwartaal. De remuneratiecommissie spreekt twee keer per jaar met de leden van de raad van bestuur.

Gesprekken met medezeggenschapsorganen

De Raad sprak op verschillende momenten met de medezeggenschapsgremia.

Werving en selectie nieuwe toezichthouder

Eind 2024 zijn de voorbereidingen getroffen voor de werving en selectie van een nieuw lid van de raad van toezicht. De algemene en specifieke eisen voor de profielen zijn herijkt en er is besloten om het werving- & selectietraject middels een openbare procedure en met inzet van een bureau te laten plaatsvinden. Het selectietraject wordt 2025 afgerond.

De vacature betreft een vacature met bindend voordrachtrecht van de CR. In goed overleg met de CR is besloten om dit voordrachtrecht over te hevelen naar de vacature die in 2026 na afloop van een tweede termijn van een lid ontstaat, waarbij er een lid met een zorgprofiel wordt gevraagd.

Onderwerpen en ontwikkelingen

Het jaar 2024 was een vol jaar, met verschillende thema’s die aandacht vroegen.

Verdieping van het toezicht op het financiële domein en de personele wisseling binnen de raad van bestuur en de aanstelling van een interim-bestuurder vroegen extra tijd en aandacht. De raad kijkt terug op een jaar van intensieve en constructieve dialoog met de raad van bestuur, met als resultaat een duidelijke strategische focus voor 2025.

In het verslagjaar was er binnen de raad van toezicht bijzondere aandacht voor:

• Financiën (inclusief relatie met zorgverzekeraars en banken)
• Samenwerking met de SCA (Specialisten Coöperatie Assen) en de daarbij behorende samenwerkingsafspraken
• Strategisch thema HR
• Stakeholders en regionale samenwerking

Verslag remuneratiecommissie

De remuneratiecommissie heeft in 2024 twee keer een gesprek gevoerd met de beide leden van de raad van bestuur individueel en gezamenlijk, waaronder een ontwikkelgesprek en jaargesprek. Vaste agendapunten van het jaargesprek zijn het functioneren en de bezoldiging. Ter voorbereiding op het jaargesprek heeft de remuneratiecommissie feedback opgehaald door gesprekken met een afvaardiging van de ondernemingsraad, verpleegkundige staf, het stafconvent, het MT en de cliëntenraad. Het ontwikkelgesprek stond in het teken van de rolopvatting, persoonlijke ontwikkeling en scholing, verdeling van portefeuilles binnen de raad van bestuur en het samenspel tussen de raad van toezicht en de raad van bestuur. In december is een gezamenlijk gesprek met de beide leden van de raad van bestuur gevoerd, waarbij is terug gekeken op de periode van samenwerking. De remuneratiecommissie heeft het weving- en selectietraject begeleid om te komen tot de aanstelling van een interim-bestuurder voor de duur van 1 jaar. Dit traject is begeleid door een extern bureau.

Verslag auditcommissie

De auditcommissie kwam in 2024 elf keer bijeen in een formele vergadering met de raad van bestuur en de manager financiën. De auditcommissie is namens de raad van toezicht opdrachtgever van de externe accountant. De raad van toezicht heeft gedurende het verslagjaar intensief overleg gevoerd met de raad van bestuur over de financiële positie en de maatregelen om de financiële stabiliteit voor de toekomst te waarborgen. Naast eerder genoemde onderwerpen is tijdens de vergaderingen onder meer ook gesproken over: de jaarverantwoording 2023, tezamen met de bijbehorende accountantsrapportage en managementletter, de EBITDA-sturing, het convenant met de bank, de (financiële) afspraken met de SCA, de meerjarige zorgcontractering en de begroting 2025. De accountant heeft tijdens de vergadering van de raad van toezicht in mei 2024 een toelichting gegeven op de jaarrekening 2023.

Verslag van de commissie Kwaliteit, Veiligheid en ICT

De commissie Kwaliteit, Veiligheid en ICT kwam in 2024 drie keer bijeen. Middels kwartaalrapportages vond bespreking plaats van resultaten en ontwikkelingen over onderwerpen met betrekking tot kwaliteit, veiligheid en ICT. Vaste onderwerpen hierbij zijn: integraal risicomanagement, managementinformatie, patiënttevredenheid, calamiteiten en infectiepreventie. Verder stond de voortgang van het programma Continu Verbeteren regelmatig geagendeerd en heeft de commissie een bezoek gebracht aan het Verbeterfestival in februari 2024. Er heeft een themagesprek plaatsgevonden over Cybersecurity en de inrichting en boring hiervan binnen het WZA.

Informatievoorziening
Naast de vergaderingen wordt de raad van toezicht ook op andere wijze geïnformeerd, zowel schriftelijk als mondeling. Dit is conform hetgeen hierover beschreven staat in het Reglement raad van toezicht en het informatieprotocol dat raad van bestuur en raad van toezicht in onderlinge samenspraak opgesteld hebben.

De raad van toezicht volgt daarnaast de actuele landelijke, regionale en lokale ontwikkelingen op het gebied van de gezondheidszorg in het algemeen en specifiek op het gebied van de ziekenhuissector. Verder heeft de raad van toezicht regelmatig overleg gevoerd met de medezeggenschapsgremia in het ziekenhuis (zie ook vergaderingen). In deze gesprekken waren de financiën en de sturing hierop, interne communicatie, het beschikbaar houden van zorg en de belangen van patiënten en medewerkers veelbesproken onderwerpen.

Zelfevaluatie en kwaliteitsbevordering
De raad van toezicht staat elke vergadering stil bij de inhoud en het verloop van de vergadering. Ook is er tijdens het vooroverleg ruimte voor het delen van reflecties op vergaderingen en een vooruitblik op de volgende vergadering. Jaarlijks evalueert de raad van toezicht het eigen functioneren. De zelfevaluatiebijeenkomst van 28 juni 2024 door een deskundig bureau begeleid. De volgende twee thema’s stonden centraal: 

1. De invulling van de vier rollen van de raad van toezicht centraal (werkgever, toezichthouden, sparringpartner en ambassadeur), specifiek het samenspel bij majeure beslissingen en het creëren van ruimte voor verdiepende bespreking van grotere strategische thema’s.
2. De eigen werkwijze van de raad, specifiek de balans in agendering van de verschillende toezichtsgebieden.

De raad van toezicht hecht waarde aan permanente ontwikkeling van de leden. In 2024 hebben leden scholing gevolgd of bijeenkomsten bezocht ter verrijking van hun vaardigheden en expertise.

De raad van toezicht kent een vergoedingsregeling die binnen de in de WNT aangegeven maxima blijft en is ook in lijn met de NVTZ-richtlijnen. Er gelden naast de reguliere bezoldiging geen aanvullende toeslagen voor commissiewerkzaamheden of onkosten. De leden van de raad van toezicht maken gebruik van het individuele opleidingsbudget en dienen daartoe jaarlijks een verzoek in, dat wordt opgenomen in de begroting. Hiermee is de vacatieregeling van de raad van toezicht eveneens passend bij de ANBI-status van het WZA. Voor meer informatie over de bezoldiging van de raad van toezicht wordt verwezen naar de jaarrekening.

De SCA behartigt de financiële belangen van de vrijgevestigd medisch specialisten. De SCA vertegenwoordigt de cardiologen, chirurgen, dermatologen, intensivisten, internisten, KNO-artsen, longartsen, oogartsen, urologen, orthopeden, radiologen, kaakchirurgen, reumatologen en plastisch chirurgen. De SCA heeft een eigen bestuur, een vertegenwoordiging hiervan is opgenomen in het stafconvent.

De specialisten in dienstverband zijn georganiseerd in de Vereniging Medisch Specialisten in Dienstverband (VMSD). In de VMSD zijn verenigd de neurologen, kinderartsen, geriaters, revalidatieartsen, anesthesiologen, gynaecologen, psychiaters, apothekers, psychologen, MDL-artsen, SEH-artsen, klinisch chemicus en medisch microbioloog. Een vertegenwoordiging van het VMSD-bestuur is opgenomen in het stafconvent.

In het stafconvent hebben zitting twee leden vanuit het SCA-bestuur, twee leden vanuit het VMSD-bestuur en een onafhankelijke voorzitter. Het stafconvent heeft de volgende taken:

• voorbereiden en uitvoeren van de besluiten van de algemene ledenvergadering;
• coördineren van werkzaamheden van de vereniging en de individuele leden;
• zorgdragen voor een goede onderlinge samenwerking en communicatie tussen de leden;
• bevorderen van goede samenwerking en communicatie tussen de vereniging en haar leden enerzijds en medewerkers en diensten van het ziekenhuis anderzijds.

Het stafconvent heeft in 2024 onder andere gesproken met delegaties van de raad van toezicht, de cliëntenraad, de ondernemingsraad en de verpleegkundige staf. 

In 2024 bestond de Verpleegkundige Staf uit zes leden en een secretariële ondersteuner. Door personele wisselingen is één positie momenteel vacant.

De VS zet zich in voor alle verpleegkundigen binnen het WZA, met aandacht voor kwaliteit, veiligheid, werkomgeving, werkplezier en de ontwikkeling van het verpleegkundig beroep. In 2024 stonden de volgende thema’s centraal in het jaarplan:

• Veerkrachtige verpleegkundige in de nacht
• Teamroosteren
• Scholing voor verpleegkundigen

Daarnaast was de Verpleegkundige Staf actief betrokken bij de volgende projecten:

• Slim Fit (kliniekplan)
• Ontregelde zorg (ORDZ)
• Evidence-Based Practice (EBP)

Voor input en ondersteuning werkt de VS nauw samen met het Verpleegkundig Platform.