Jaarverslag 2023

De Raad van Toezicht (hierna: RvT of Raad) houdt toezicht op de algemene gang van zaken, op het handelen van de Raad van Bestuur en op de financiële huishouding van het ziekenhuis. De RvT is bevoegd tot benoeming, schorsing en ontslag van de Raad van Bestuur. Daarnaast is de RvT een klankbord voor de Raad van Bestuur.

De bevoegdheden en de wijze van functioneren van de RvT zijn gebaseerd op de Governancecode Zorg 2022 en zijn vastgelegd in de statuten van het WZA en in het Reglement Raad van Toezicht. Ook heeft de Raad in 2023 een visie op toezicht vastgesteld. De Raad van Toezicht streeft ernaar zijn toezicht-, goedkeurings-, advies- en werkgeversfuncties op een evenwichtige wijze uit te voeren en richt zich daarbij op het belang van het WZA, vanuit het perspectief van het realiseren van de maatschappelijke doelstelling van het WZA en de centrale positie daarin van patiënt en zorgverleners.

Onderwerpen en ontwikkelingen 

Het jaar 2023 stond voor de Raad van Toezicht in het teken van onder andere het Integraal Zorg Akkoord (IZA) en de voorbereidende gesprekken die met stakeholders zijn gevoerd over ‘de zorg op de juiste plek’. De Raad heeft zich verder laten informeren over de horizontale en verticale samenwerking in de regio en de kansen en uitdagingen die dit biedt. Het WZA was reeds actief bezig met zorgtransformatie via initiatieven als het transmuraal transferpunt, de samenwerking met huisartsen via transmurale werkafspraken en Samen Zorg Assen. Het WZA is daarop vanuit de opzet van het IZA met nog meer energie verdergegaan met transformatieprogramma’s, zoals Hart voor Elkaar en Herstelgerichte Zorg (waar het Herstel Expertisecentrum Drenthe onderdeel van is). Hierover is in de Raad ook enkele malen gesproken.
In het voorjaar van 2023 kwam er het bericht dat een medewerker van het WZA is aangehouden op verdenking van betrokkenheid bij het overlijden van patiënten uit het WZA. De Raad is gedurende het jaar door het Bestuur actief geïnformeerd over de actuele stand van zaken, ontwikkelingen, de risico’s en de communicatie van deze kwestie.

In de eerste helft van 2023 was er een themavergadering die in het teken stond van “De medewerker als ons grootste kapitaal”. Ook dit jaar was het ‘boeien en binden’ van medewerkers een zeer actueel thema, evenals ziekteverzuim. Cultuur, leiderschap en eigenaarschap, evenals veiligheid op de werkvloer kwamen aan bod.

Verder kregen financiële onderwerpen in 2023 veel nadruk. De Raad heeft goedkeuring gegeven aan de jaarrekening van 2022 en de begroting voor 2024. Het verhogen van het rendement, de daaraan gerelateerde ebitda-sturing en het programma Slim Fit waren vaste onderwerpen voor de auditcommissie en de Raad. Dit geldt ook voor de zorginkoop en de (meerjaren) afspraken met zorgverzekeraars. De Raad en het bestuur spraken met grote regelmaat met elkaar over de afweging van het doorlopend kunnen blijven bieden van kwalitatief passende zorg enerzijds en het realiseren van een minimaal daarvoor benodigd financieel rendement anderzijds.

Dilemma’s en afwegingen rondom de hoognodige bouw- en verbouwplannen waren eveneens met regelmaat onderwerp van gesprek.
Ook kwam het thema duurzaamheid aan bod tijdens de vergaderingen, mede in het licht van de door de Verenigde Naties geformuleerde Sustainable Development Goals (SDG’s).

Daarnaast heeft het WZA in 2023 volop ingezet op digitalisering en informatieveiligheid. De overgang naar HIX Standaard Content, de succesvolle implementatie ervan en de digitalisering van de communicatie met patiënten zijn hiervan goede voorbeelden. Dit geldt ook voor de (in 2024 met positief resultaat afgeronde) audit voor het behalen van het certificaat NEN7510. De Raad van Toezicht is zeer te spreken over de noodzakelijke stappen die het WZA zet op het terrein van digitalisering en informatieveiligheid. De Raad heeft ook met het bestuur gesproken over het inzicht wat er bestaat omtrent aanvullende verdiensten van medewerkers waarbij er sprake zou kunnen zijn van belangenverstrengeling met het ziekenhuis. Hieruit bleek de Raad dat er bij het WZA geen bijzonderheden aan de orde zijn. Tot slot is de Raad ook bijgepraat over het nieuwe voedingsconcept en de Geriatrische Psychiatrische Unit (GPU).

Werving en selectie nieuwe toezichthouders
In 2022 en 2023 zijn de voorbereidingen getroffen voor de werving en selectie van twee nieuwe leden van de Raad van Toezicht. De algemene en specifieke eisen voor de profielen zijn herijkt. Hierbij zijn de specifieke profielen Zorg, Digitalisering en HR benoemd. De werving en selectie vond in 2023 plaats onder begeleiding van een executive search bureau. Mevrouw Mourits is geselecteerd voor het profiel Zorg en mevrouw van ’t Slot voor het profiel digitalisering en HR.

Vergaderingen
In 2023 heeft de Raad zevenmaal vergaderd. De Raad heeft daarbij tijdens de vergadering tweemaal met de ondernemingsraad en de verpleegkundige staf gesproken. De Raad heeft ook buiten vergadering gesproken met de cliëntenraad en het medisch stafconvent.
Aan iedere formele vergadering ging telkens een vooroverleg vooraf, zonder aanwezigheid van de Raad van Bestuur en de secretaris.

Commissies
Binnen de Raad van Toezicht zijn er drie vaste commissies. Deze commissies hebben een adviserende rol. De commissies zijn:

• de remuneratiecommissie;
• de auditcommissie;
• de commissie kwaliteit en veiligheid.

Remuneratiecommissie
De remuneratie commissie adviseert de Raad over onderwerpen die verband houden met de werkgeversrol van de Raad van Toezicht. Per 1 januari 2023 trad drs. E. van Santen toe tot de Raad van Bestuur. De remuneratiecommissie heeft in 2023 individueel jaargesprekken gevoerd met de afzonderlijke leden van de Raad van Bestuur. Ook vond er een gesprek met de beide Bestuurders samen plaats. Ter voorbereiding van deze gesprekken, sprak de remuneratiecommissie met een afvaardiging van de ondernemingsraad, verpleegkundige staf, het stafconvent, het MT en de cliëntenraad. Er zijn afspraken gemaakt over het kruislings meekijken bij declaraties van de leden van het Bestuur en een grens voor het vragen van toestemming bij declaraties boven de €1.000 aan de voorzitter van de renumeratiecommissie. Verder stonden de gesprekken in het teken van de rolopvatting, samenwerking en verdeling van portefeuilles binnen de Raad van Bestuur en de wijze waarop de Raad van Toezicht het Bestuur kan ondersteunen en werd de bezoldiging besproken.\

Auditcommissie
De auditcommissie ziet toe op het gevoerde financiële beleid van het ziekenhuis, de daarbij behorende beheer- en risicosystemen en voert namens de Raad van Toezicht het overleg met de accountant. De auditcommissie adviseert hiertoe de Raad van Toezicht conform het reglement van de auditcommissie.
De auditcommissie bestaat uit twee leden van de Raad van Toezicht, van wie ten minste één met financiële expertise. De auditcommissie is in verslagjaar 2023 vijf keer bijeen geweest in een formele vergadering met de Raad van Bestuur en de manager financiën.
De auditcommissie is namens de Raad opdrachtgever van de externe accountant. De accountant heeft tijdens de vergadering van de Raad in mei een toelichting gegeven op de jaarrekening 2022.  

De besprekingen stonden in het teken van het volgen van de financiële huishouding en het risicomanagement. Belangrijke onderwerpen die aan bod kwamen: de jaarverantwoording 2022, tezamen met de bijbehorende accountantsrapportage, de ebitda-sturing, het convenant met de bank, de (financiële) afspraken met de SCA, de businesscase voor het Herstel Expertisecentrum Drenthe (samenwerking tussen het WZA, Icare en Interzorg), de meerjarige zorgcontractering, de begroting 2024. Ook werd vanuit financieel perspectief stilgestaan bij het verloop van de casus met een verpleegkundige medewerker.  

Kwaliteit en veiligheid
De commissie kwaliteit en veiligheid kwam in 2023 vier keer bijeen. De commissie ondersteunt en adviseert de Raad van Toezicht bij het uitvoeren van zijn verantwoordelijkheden inzake de kwaliteit en veiligheid van Wilhelmina Ziekenhuis Assen.
De vergaderingen stonden in 2023 in het teken van: integraal risicomanagement, de borging van de verbeterpunten van de uitkomsten van de Qualicor audit in 2022, het WZA kwaliteitsmanagementsysteem, het interne toetsbeleid, de borging van digitale zorg, calamiteiten, de meldcultuur en het leren van incidenten (PDCA-cycli). Net als in 2022, was de implementatie en follow-up van het programma Continu Verbeteren ook een belangrijk onderwerp van gesprek.  

Informatievoorziening
Naast de vergaderingen wordt de Raad van Toezicht ook op andere wijze geïnformeerd, zowel schriftelijk als mondeling. Dit is conform hetgeen hierover beschreven staat in het Reglement Raad van Toezicht en het informatieprotocol dat Raad van Bestuur en Raad van Toezicht in onderlinge samenspraak opgesteld hebben.

De Raad van Toezicht volgt daarnaast de actuele landelijke, regionale en lokale ontwikkelingen op het gebied van de gezondheidszorg in het algemeen en specifiek op het gebied van de ziekenhuissector.
Hiernaast heeft de Raad van Toezicht ook meermaals overleg gehad met de medezeggenschapsgremia in het ziekenhuis. Er vindt eenmaal per halfjaar overleg plaats tussen de voltallige Raad van Toezicht en een afvaardiging van de ondernemingsraad en met een afvaardiging van de verpleegkundige staf. Een afvaardiging van de Raad van Toezicht spreekt eens per halfjaar met het stafconvent en met de cliëntenraad.
In deze gesprekken waren de financiën (Operatie Slim Fit) en de sturing hierop, interne communicatie, het beschikbaar houden van zorg en de belangen van patiënten en medewerkers veelbesproken onderwerpen.  

Zelfevaluatie en kwaliteitsbevordering
De Raad van Toezicht staat elke vergadering stil bij de inhoud en het verloop van de vergadering. Ook is er tijdens het vooroverleg ruimte voor het delen van reflecties op vergaderingen en een vooruitblik op de volgende vergadering.
Tijdens de extra themavergadering in november 2023 stond de visie op toezicht, de portefeuilleverdeling, kwaliteit bevorderende maatregelen en de zelfevaluatie centraal. Ook stond de Raad nadrukkelijk stil bij de vier rollen van de Raad (werkgever, toezichthouden, sparringpartner en ambassadeur) en de concrete invulling daarvan. Sinds 1 augustus 2023 kent de Raad een nieuwe samenstelling. Er is voor gekozen om de zelfevaluatie in 2023 in eigen kring te doen en deze in 2024 te laten begeleiden door een externe partij.
In 2023 heeft de Raad afspraken gemaakt met het Bestuur over een budget voor educatie en ontwikkeling voor de toezichthouders. De leden nemen hun permanente educatie serieus.