Besturing
Duaal management
Het WZA vindt dualiteit bij besluitvorming belangrijk. Vanaf september 2021 is dit op strategisch niveau dan ook zo ingericht. Destijds is gekozen voor een besluitvormend bestuursteam en adviserend managementteam, aangevuld met stuurgroepen op specifieke inhoudelijke onderwerpen. Eind 2022 heeft er een evaluatie van deze structuur plaatsgevonden. Naar aanleiding daarvan zijn er aanpassingen in de structuur doorgevoerd. Met ingang van februari 2023 werkt het WZA met deze gewijzigde structuur. De structuur is met ingang van 2023 als volgt:
• Vergaderingen van een samengevoegd BT en MT
• De Obeya voor de strategische en tactische sturing en
• De strategiedagen voor strategische (door)ontwikkeling
Bestuursteam
Het bestuursteam bestaat uit beide leden Raad van Bestuur en de voorzitter en vicevoorzitter van de medische staf. Sinds 2023 maakt ook de voorzitter van de verpleegkundige staf deel uit van het bestuursteam. Eenmaal per twee weken vergadert het bestuursteam. Tijdens dit overleg vindt er oriëntatie, voorbereiding en afstemming plaats. Het bestuursteam vergadert de andere week samen met het managementteam tijdens de gecombineerde BT/MT vergadering. Dan vindt ook de besluitvorming plaats.
Managementteam
Het managementteam draagt medeverantwoordelijkheid voor de ontwikkeling en implementatie van de strategische koers van het WZA.
Het managementteam bestaat uit:
- Vier managers zorg (chronische zorg, electieve zorg, acute zorg, transmurale zorg)
- Manager HR
- Manager financiën, control, inkoop en bedrijfsvoering (F,C&I)
- Hoofd van de apotheek
- Manager informatievoorziening en automatisering (I&A)
- Manager facilitair
- Secretaris raad van bestuur
Naast de formele gecombineerde BT/MT vergadering, komt het managementteam ook eenmaal in de twee weken informeel bijeen. Tijdens dit overleg informeren de leden elkaar over ontwikkelingen en worden onderwerpen oriënterend ingebracht.
Sturing via Obeya
Ook komen bestuursteam en het managementteam iedere twee weken voorafgaand van de BT/MT vergadering bijeen in de Obeya. Via de Obeya vindt de prestatiedialoog plaats en wordt de voortgang op de strategische doelen en de tactische sturing gemonitord.
Besluitvorming
De gecombineerde BT/MT vergadering vindt altijd plaats met een viertal representanten van het managementteam. De eigenaren van de strategische doelen (zoals opgenomen in de Obeya: zorgmanager chronisch, zorgmanager electief, manager HR en manager F,C&I) nemen hieraan deel. Samen met de Raad van Bestuur, de voorzitter en de vicevoorzitter van de medische staf en de voorzitter van de verpleegkundige staf, vergaderen zij aansluitend aan de Obeya. Expertstoelen zijn beschikbaar voor de andere leden van het managementteam voor de onderwerpen die zij inbrengen.
Besluitvorming vindt plaats op basis van consensus. In geval er geen consensus wordt bereikt heeft de Raad van Bestuur de finale stem. De vergadering wordt voorbereid door de secretaris raad van bestuur. De agenda bestaat uit stukken die zijn voorbereid door het managementteam en door hen van een advies zijn voorzien.
De volgende onderwerpen komen binnen de vergaderingen van het BT en MT aan de orde:
- Strategische koers en meerjarenbeleid van de organisatie
- Governance, organisatie inrichting en cultuur
- Positionering WZA en externe ontwikkelingen die van strategisch belang zijn
- Kwaliteit en veiligheid
- Financiën, planning & control en jaarverantwoording
- Kaderstelling voor organisatiebrede programma’s op het gebied van o.a. HRM, bouw, ICT, inkoop, facilitair, duurzaamheid
- Organisatieontwikkeling, research & development
Vereniging medische staf
Alle medisch specialisten in het WZA zijn lid van de Vereniging medische staf. Naast de Vereniging medische staf functioneert de Specialisten coöperatie Assen (SCA; voor de behartiging van de financiële belangen van de vrijgevestigde medisch specialisten) en de Vereniging van Medisch specialisten in dienstverband (VMSD). Het stafconvent is het dagelijks bestuur van de Vereniging medische staf.
Adviserende organen
In het WZA zijn verder een ondernemingsraad, een cliëntenraad en een verpleegkundige staf actief.
Organogram WZA
Download hier het organogram van het WZA.
Juridische structuur
De exploitatie van de ziekenhuisorganisatie vindt plaats binnen de Stichting Wilhelmina Ziekenhuis Assen. De Stichting Wilhelmina Ziekenhuis Assen vormt een groep met de volgende rechtspersonen:
Wilhelmina Zorg Services BV
Wilhelmina Zorg Services BV is een 100%-dochter van de Stichting Wilhelmina Ziekenhuis Assen. Wilhelmina Zorg Services BV maakt het onder meer mogelijk samen met medisch specialisten uit het WZA initiatieven te ondernemen en eventuele samenwerking met derden eenvoudiger te realiseren.
Huidlaserkliniek WZA BV
Wilhelmina Zorg Services BV participeert voor 51% in Huidlaserkliniek WZA BV. De overige 49% van de aandelen is in handen van de dermatologen die werkzaam zijn in het ziekenhuis. In deze kliniek worden huidlaserbehandelingen uitgevoerd door ervaren huidtherapeuten onder supervisie van dermatologen.
Apotheek Wilhelmina Ziekenhuis BV
Wilhelmina Zorg Services BV is 100% aandeelhouder van Apotheek Wilhelmina Ziekenhuis BV, de in het ziekenhuis gevestigde poliklinische apotheek.
Wilhelmina Zorg Services BV, Huidlaserkliniek WZA BV en Apotheek Wilhelmina Ziekenhuis BV zijn opgenomen in de geconsolideerde jaarrekening van de Stichting Wilhelmina Ziekenhuis Assen.
Raad van bestuur
Leden raad van bestuur
De tweehoofdige raad van bestuur van het WZA bestaat uit dr. H. (Hans) Mulder en drs. E. (Erwin) van Santen.
Taken en bevoegdheden
De raad van bestuur legt verantwoording af aan de raad van toezicht. De taken, bevoegdheden en verplichtingen van de RvB zijn vastgelegd in het Reglement raad van bestuur. Dit reglement gaat onder meer in op:
• de positionering van de RvB in de stichting;
• de verantwoordelijkheid van de RvB;
• de wijze waarop de RvB verantwoording aflegt aan de raad van toezicht.
Informatievoorziening
De informatievoorziening naar de raad van toezicht en de medezeggenschapsorganen is eveneens beschreven in het Reglement raad van bestuur. Daarnaast is er een informatieprotocol voor de raad van toezicht dat dieper ingaat op informatievoorziening over de onderwerpen kwaliteit, veiligheid en financiën. Informatievoorziening aan de RvT heeft in 2023 conform dit protocol plaatsgevonden.
Nevenfuncties
De heer Mulder heeft de volgende nevenfunctie:
- lid raad van toezicht Cosis
De heer van Santen heeft de volgende nevenfunctie:
- statutair bestuurder Vereniging Christelijk Onderwijs Haren (CBS De Borg)
De nevenfuncties van de raad van bestuur heeft de goedkeuring van de raad van toezicht.
Belangenverstrengeling
De statuten van Stichting Wilhelmina Ziekenhuis zijn in 2022 aangepast aan de geldende wet- en regelgeving, en per 19 december 2022 gedeponeerd door de notaris. In artikel 8 en 10 van de statuten zijn de regelingen opgenomen ter voorkomen van tegenstrijdig belang tussen het toezichthoudend orgaan en de dagelijkse leiding van het ziekenhuis. In artikel 5 is eveneens opgenomen hoe mogelijke belangenverstrengeling van de bestuurder wordt voorkomen.
Overleg met inspraakorganen
De raad van bestuur heeft geregeld overleg met de verschillende inspraakorganen van het ziekenhuis. In 2022 is onder andere gesproken over de herijkte strategie, duurzaamheid, de statutenwijziging en een aantal personele regelingen. (en doet dat nog steeds). Raad van bestuur waardeert de constructieve opstelling en bijdrage van de inspraakorganen van het WZA
Bezoldiging
De bezoldiging van de raad van bestuur voldoet aan de Wet Normering Topinkomens (WNT). Met inachtneming van die wet, maar ook op basis van de arbeidsovereenkomst, worden geen bonussen of tantièmes uitgekeerd. Er is geen variabele component in de bezoldiging. De voorzitter raad van bestuur en het lid raad van bestuur zijn conform WNT2 ingedeeld. De anticumulatiebepaling is niet van toepassing op de leden van de raad van bestuur. Uitgebreide informatie is opgenomen in de jaarrekening.
De secretaris raad van bestuur is WNT-officer van het WZA.
Medezeggenschap en adviesorganen
Vereniging medische staf
De vereniging medische staf WZA is opgericht per 3 februari 1999. De vereniging heeft tot doel als forum te fungeren voor leden, een goede geneeskundige zorg te bevorderen en de belangen van de leden te behartigen. Het stafconvent is het dagelijks bestuur van de vereniging medische staf.
De voorzitter en vicevoorzitter van de vereniging medische staf (VMS) vormen samen met beide leden van de raad van bestuur het bestuursteam.
De medisch specialisten van het WZA werken ofwel in loondienst of als vrijgevestigd specialist. Het medisch specialistisch bedrijf (MSB) omvat de vrijgevestigd medisch specialisten. Zij hebben zich verenigd in Specialisten Coöperatie Assen (SCA). Alle medisch specialisten in dienstverband zijn verenigd in de VMSD (Vereniging Medisch Specialisten in Dienstverband).
Specialisten Coöperatie Assen
De SCA behartigt de financiële belangen van de vrijgevestigd medisch specialisten. De SCA vertegenwoordigt de cardiologen, chirurgen, dermatologen, intensivisten, internisten, KNO-artsen, MDL-artsen, longartsen, oogartsen, urologen, orthopeden, radiologen en plastisch chirurgen. De SCA heeft een eigen bestuur, een vertegenwoordiging hiervan is opgenomen in het stafconvent.
Vereniging Medisch Specialisten in Dienstverband
De specialisten in dienstverband zijn georganiseerd in de VMSD (Vereniging Medisch Specialisten in Dienstverband). In de VMSD zijn verenigd de neurologen, kinderartsen, geriaters, revalidatieartsen, anesthesiologen, gynaecologen, psychiaters, apothekers, psychologen, SEH-artsen en klinische chemie.
Een vertegenwoordiging van het VMSD-bestuur is opgenomen in het stafconvent.
Stafconvent
In het stafconvent hebben zitting twee leden vanuit het SCA-bestuur, twee leden vanuit het VMSD-bestuur en een onafhankelijke voorzitter.
Het stafconvent heeft de volgende taken:
- voorbereiden en uitvoeren van de besluiten van de algemene ledenvergadering;
- coördineren van werkzaamheden van de vereniging en de individuele leden;
- zorgdragen voor een goede onderlinge samenwerking en communicatie tussen de leden;
- bevorderen van goede samenwerking en communicatie tussen de vereniging en haar leden enerzijds en medewerkers en diensten van het ziekenhuis anderzijds.
Het stafconvent heeft in 2022 onder andere gesproken met delegaties van de raad van toezicht, de cliëntenraad, de ondernemingsraad en de verpleegkundige staf. Tamara Wustman (hematoloog) is de voorzitter van het stafconvent sinds 1 februari 2023.
Verpleegkundige staf
De Verpleegkundige Staf (VS) oefent invloed uit op het ziekenhuisbeleid door gevraagd en ongevraagd advies te geven aan de raad van bestuur. Daarbij is het bewaken en optimaliseren van de kwaliteit en veiligheid van de verpleegkundige zorg een prioriteit. De VS is afgevaardigd in het MT en BT van het WZA. De Verpleegkundige Staf is als vanzelfsprekend vroegtijdig en doorlopend betrokken in beleidsontwikkeling die de verpleegkundige beroepsinhoud of- professionele ontwikkeling betreft en heeft het recht om relevante aspecten op te voeren op de beleidsagenda van het WZA.
Missie
De verpleegkundige staf van het WZA streeft naar een professioneel bewuste en bekwaam handelende verpleegkundige beroepsgroep, die verantwoordelijkheid neemt en de ruimte krijgt om zo een optimale bijdrage te kunnen leveren aan kwaliteit en veiligheid van zorg.
Visie
Een optimale kwaliteit van zorg is te bereiken door vanuit de specifieke deskundigheid van de verpleegkundige beroepsgroep invloed uit te oefenen op het ziekenhuisbeleid. Het werken aan professionaliteit wordt hierbij als norm gehanteerd.
2023
De VS bestond in 2023 uit 7 leden en een secretariële ondersteuner. Zij zet zich in voor alle verpleegkundigen van het WZA op het gebied van kwaliteit, veiligheid, werkomgeving, werkplezier en het verpleegkundig beroep. Een grote verandering heeft in 2023 plaats gevonden, de voorzitter van de VS heeft plaats genomen in het Bestuursteam, dit aansluitend op de besturingsfilosofie van het WZA.
De projecten waar de VS actief bij betrokken is geweest:
- HIX
- EBP
- Professionele ontwikkeling
- Slim Fit
- Zelfroosteren
De VS ontvangt hierbij vanuit het verpleegkundig platform input en ondersteuning.
Cliëntenraad
Het WZA heeft een cliëntenraad (CR). De CR is het adviesorgaan dat vanuit het belang van de patiënt meedenkt en meepraat over het beleid van het ziekenhuis. De CR ook de cliëntenraad voor de Specialistencoöperatie Assen (SCA), het medisch specialistisch bedrijf (MSB) van het WZA waarvan de vrijgevestigd medisch specialisten werkzaam in het WZA onderdeel van uitmaken. Medezeggenschap via de cliëntenraad is belangrijk. De cliëntenraad pakt onderwerpen op waar individuele cliënten geen invloed op hebben. Denk bijvoorbeeld aan:
- wijzigingen in de maaltijdvoorziening,
- veranderingen ten aanzien van het parkeerbeleid,
- goede communicatie over ingrijpende interne verbouwingen binnen het WZA,
- de implementatie van een nieuw informatiesysteem dat cliënten de mogelijkheid biedt rechtstreeks informatie in te zien over hun behandeling (Mijn WZA).
De CR beschikt over verschillende rechten en bevoegdheden die zijn vastgelegd in de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ). Deze wet, die dateert van 1996, is in 2018 herzien. De nieuwe WMCZ, die op 1 juli 2020 in werking is getreden, heeft als doel om de positie van de cliëntenraad als overlegpartner te versterken. Een belangrijke wetswijziging is, dat de CR zijn ‘achterban’ (de patiënten) nadrukkelijker moet betrekken bij het uitbrengen van adviezen.
Factsheet
Download hier het overzicht van 2023.
Deskundigheidsbevordering
De cliëntenraad is aangesloten bij de landelijke koepel voor medezeggenschap, het LSR (Landelijk Steunpunt Medezeggenschap). Waar nodig maakt de CR gebruik van het opleidingsaanbod van het LSR. Het afgelopen jaar heeft de CR geen gebruik gemaakt van haar scholingsrecht. Wel hebben individuele leden deelgenomen aan diverse digitale bijeenkomsten, waaronder VIPP5.
Ondernemingsraad
Conform de Wet op de Ondernemingsraden heeft het WZA een democratisch gekozen ondernemingsraad, bestaande uit veertien personen uit diverse geledingen van de organisatie. De taakverdeling en werkwijze van de OR zijn vastgelegd in een reglement. De ondernemingsraad wordt 20 uur per week ondersteund door een ambtelijk secretaris.
Missie
De ondernemingsraad denkt kritisch na over de veranderingen in de organisatie en laat zowel het personele als het organisatorisch belang meewegen in de advisering. De raad geeft op basis van rationele argumenten gevraagd en ongevraagd zijn mening.
Visie
Wettelijke kaders waaronder de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) zijn het uitgangspunt. De raad geeft gevraagd en ongevraagd zijn mening en richt zich op het gewenste resultaat.
De samenwerking met de raad van bestuur zorgt ervoor dat het gezamenlijke belang – een gezonde organisatie waar de medewerkers met plezier en naar tevredenheid werken met wederzijds respect – de boventoon voert. De ondernemingsraad overlegt regelmatig met de verantwoordelijke manager.
De OR hecht veel waarde aan de mening van medewerkers, zij weten immers hoe het in praktijk werkt. Persoonlijk contact staat dan ook hoog in het vaandel van de ondernemingsraad.
Overlegvormen
De ondernemingsraad komt elke donderdag bijeen. Een keer per zes weken vindt er een OR-vergadering plaats, evenals een overlegvergadering met de raad van bestuur.
De OR heeft frequent contact met onder andere de voorzitter van het stafconvent, zorgmanagers, HR, leidinggevenden en betrokken medewerkers over de aan de OR krachtens de WOR voorgelegde advies- en instemmingsplichtige zaken.
Advies en instemming
Over onderstaande onderwerpen heeft de ondernemingsraad in 2023 advies uitgebracht dan wel instemming gegeven. Tevens heeft de OR een adviesaanvraag teruggegeven, een signaal en een tweetal reacties afgegeven met toetsingscriteria van de OR.
Adviezen:
- Advies statutenwijziging WZA
- Advies benoeming nieuw lid RvT mw. v.h. Slot
- Advies benoeming nieuw lid RvT mw. Mourits
- Advies Planning & Control
- Advies manager transmurale zorg
- Voorlopig advies reorganisatieplan klinische afdelingen
Instemmingen:
- Instemming KIPZ jaarplan en begroting 2023
- Instemming Arbo preventiemedewerker
- Instemming kwartaalverrekening cao
- Instemming vergoeding reistijd
- Instemming ABC diensten
- Instemming achtergrondcheck medewerkers
- Instemming KIPZ jaarplan en begroting 2024
- Instemming Strategisch opleidingsplan 2023 – 2027
- Instemming regeling werk en preventie van infecties
Teruggegeven adviesaanvraag:
ERAS coördinator teruggeven advies
Signaal afgegeven door de OR:
Signaal van OR naar RvB m.b.t. de nieuwe functies
Reactie van de OR op overwerktoeslag:
- Reactie overwerktoeslag 75%
- Reactie meerjarenplan Operatie Slim Fit
- Toetsingscriteria OR t.a.v. meerjarenplan Operatie Slim Fit
Informatisering & Automatisering
In 2023 heeft I&A vier grote projecten uitgevoerd en daarnaast vele kleinere. De grote projecten worden hieronder eerst behandeld; daarna volgt een samenvatting van de kleinere.
HiX 6.3 & Standaard Content
Het grootste project in 2023 betrof de implementatie van HiX 6.3 in combinatie met HiX Standaard Content en een aantal aanvullende modules. Een groot project, waarin op hoogtijdagen meer dan 400 mensen gelijktijdig actief waren, verdeeld over 56 werkgroepen. De voorbereiding van dit project was al in 2022 begonnen en uitgevoerd. De daadwerkelijke implementatie ging in januari 2023 van start en per 13 oktober kon het geheel vernieuwde HiX in gebruik worden genomen. Behalve de nieuwste versie van HiX en de Standaard Content inrichting, is ook de eerste mobiele HiX applicatie in gebruik genomen bij de apotheek. Bovendien is Power BI geïmplementeerd als platform voor managementinformatie.
Dit project was een typische combinatie van IT enerzijds en proceswijzigingen anderzijds. De nieuwe inrichting van HiX is dusdanig anders dan de oude dat op verschillende plekken in het ziekenhuis ook de manier van werken aangepast moest worden. Dit bood een goede gelegenheid om, waar mogelijk, processen ook te uniformeren, over de verschillende poliklinieken heen. Dit grote project is exact conform de vooraf opgestelde planning en ruimschoots binnen de vooraf opgestelde projectbegroting uitgevoerd.
Nieuw OK-complex voorzien van ICT-middelen
Het eerste project had tot doel om het nieuwe OK-complex van alle benodigde ICT-middelen te voorzien. Er is een SER ingericht waar alle netwerkapparatuur is geplaatst; er zijn access points voor het draadloze netwerk opgehangen en aangesloten; het complex is voorzien van DECT-zenders voor draadloze telefonie; in de OK’s zijn PC’s met bijbehorende randapparatuur geplaatst; het IMAS-systeem, waarmee opnames van operaties gemaakt kunnen worden, is geïnstalleerd; op de holding en verkoever zijn medische PC’s geplaatst zodat patiënten digitaal gemonitord kunnen worden; alle kantoorwerkplekken zijn voorzien van PC’s en schermen; en er zijn diverse grote schermen opgehangen, o.a. in de teamruimte.
VIPP 5
De persoonlijke gezondheidsomgeving (PGO) is een app of website waarmee een patiënt informatie over zijn/haar gezondheid, zoals die is vastgelegd in de systemen van verschillende zorgaanbieders, op één plek kan verzamelen en inzien. Het WZA heeft gebruik gemaakt van de subsidieregeling VIPP 5 om het mogelijk te maken de patiëntinformatie in haar HiX-omgeving te ontsluiten naar PGO’s.
Halverwege 2022 hadden we al met succes de audit voor het eerste onderdeel van VIPP 5 doorlopen. Voor de overige onderdelen van de VIPP 5 regeling vond de audit plaats in de laatste dagen voor de kerst 2023. En ook die is met goed gevolg afgelegd.
Hiermee kon het WZA de in 2021 al ontvangen subsidie van ruim € 500.000 behouden.
AFAS
Op 1 januari 2025 neemt het WZA AFAS in gebruik. Net als bij HiX Standaard Content het geval was, zal ook de implementatie van AFAS een grote verandering inhouden voor het WZA. Belangrijkste verschil met HiX is dat AFAS de secundaire bedrijfsprocessen ondersteunt, waar het bij Standaard Content vooral ging om de primaire processen. De meeste projectdeelnemers komen dan ook uit de ondersteunende afdelingen. Desalniettemin gaat iedereen in het WZA merken dat we overgaan op AFAS, al was het maar omdat de salarisstrook er anders uit komt te zien.
De voorbereiding van dit project is in 2023 uitgevoerd. De projectorganisatie is opgetuigd, externe expertise is ingehuurd, er zijn twee functioneel beheerders voor AFAS geworven, het projectplan en de projectbegroting zijn opgesteld en de direct betrokken afdelingen zijn geïnformeerd en aangehaakt. Op basis van deze voorbereidingen is de implementatie inmiddels volop gaande.
Standaard dienstverlening
Naast de genoemde projecten, heeft I&A ook in 2023 haar standaard dienstverlening weer geboden. De helpdesk heeft duizenden vragen beantwoord, honderden storingen opgelost en bovendien verhuizingen uitgevoerd en verouderde hardware vervangen. Het netwerk is beheerd, evenals de servers en de firewall. En noodzakelijke updates en patches in hard- en software zijn tijdig doorgevoerd om de infrastructuur van het WZA in topconditie te houden.
